Voldoende personeel opleiden, dat was in 2021 de urgente aanleiding voor het starten van de PIO-afdeling in het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis (ETZ). Petra Spapen, hoofd van deze virtuele afdeling die centraal onder het leerhuis valt, heeft er inmiddels de eerste evaluatieronde opzitten. Zij vertelt aan CZO Flex Level over de opzet van de PIO-afdeling en laat zo zien dat flexibel EPA-gericht opleiden en het aandurven om dingen anders te doen, al snel resultaat op kan leveren.
‘Eind 2019 is in het ETZ een onderzoek gedaan om te achterhalen waarom het maar niet lukte om personeel op te leiden volgens de ramingen van het centraal capaciteitsorgaan of – bij het ontbreken daarvan – onze interne ramingen. De conclusie was dat we ‘het’ weliswaar best aardig deden, maar dat we voor meerdere gespecialiseerde functies toch consequent te weinig opleidden waardoor we te veel professionals moesten inhuren.’ Na dat onderzoek werd er door een interne taskforce direct gestuurd op het bedenken én uitvoeren van ideeën om dit patroon te doorbreken. Een van die ideeën was de PIO-afdeling.’
Integrale aanpak
Petra legt uit hoe ‘haar’ nieuwe afdeling georganiseerd is en waarom. ‘De PIO’s van alle CZO-erkende opleidingen zijn in dienst bij de PIO-afdeling. Naast de PIO’s bestaat de afdeling uit een planner die onder andere verantwoordelijk is voor de stageplanning, en uit mijzelf als hoofd van de afdeling. De PIO-afdeling wordt daarnaast ondersteund door een adviseur leerhuis, een P&O- adviseur en een businessanalist. Hiervoor was ik adviseur leerhuis. Samen met de P&O-adviseur deed ik de ramingsgesprekken met de opleidingsafdelingen en ik merkte dat de inrichting en sturing op de CZO-opleidingen complex was. Er zijn veel verschillende managers, hoofden, stafafdelingen en adviseurs bij betrokken en dat maakte het ingewikkeld om hier integraal op te sturen. Opleiden gebeurde fragmentarisch. Het was soms best lastig om zichtbaar te maken dat meer opleiden tot minder inhuur zou leiden, en dat het opleiden van PIO’s weliswaar tijd en geld kost, maar uiteindelijk wel volledig inzetbaar éigen personeel oplevert. Als PIO-afdeling pakken we opleiden integraal aan: de doelstellingen zijn opleiden conform raming, stimuleren van opleidingsinnovatie en kostenneutraal opleiden. De PIO’s worden door de PIO-afdeling ‘uitgeleend’ aan afdelingen voor de duur van het voorwerken en hun opleiding.’
Vrijstellingen en minder lang voorwerken
De afdeling richt zich op twee stromen, zo vertelt Petra. ‘Aan de ene kant bespreken we met de opleidingsafdelingen wat hun zorgvisie is, welke professionals daarbij horen en wat dat dan vraagt van de opleidingen en EPA’s. Aan de andere kant proberen we zoveel mogelijk aan te sluiten bij de ambities van de PIO’s. Zij krijgen bij hun start als PIO allemaal een ontwikkel-assessment. We maken daarnaast gebruik van onze EVC-tool. Die tool en de uitkomsten van het assessmentgesprek helpen inzicht te krijgen in de ervaring die er al is, welke EPA’s eventueel al behaald zijn en over welke competenties de PIO beschikt. Zo blijken best veel PIO’s in aanmerking te komen voor vrijstellingen doordat EPA’s hen toevertrouwd kunnen worden, waardoor voor hen een aangepaste en vaak snellere opleidingsroute mogelijk is.’
Ze vervolgt: ‘Met de informatie uit dat assessmentgesprek kijken we ook heel kritisch naar de voorwerkperiode. Die is niet voor iedereen van dezelfde duur. En we hebben sowieso besloten dat voorwerkperiodes zoals die vroeger waren, niet meer nodig zijn en niet passen bij de visie op de professional in opleiding. Waar vroeger inwerken van een half jaar tot soms wel een jaar gebruikelijk was, hebben we in het ETZ nu besloten dat een voorwerkperiode in principe maximaal drie maanden mag duren. Soms kan het zelfs nog korter dan dat, maar het kan ook gebeuren dat een PIO meer tijd nodig heeft, en dan kan langer inwerken natuurlijk ook.’ Petra merkt op dat soms wel eens vergeten wordt dat PIO’s voor verpleegkundige vervolgopleidingen (vvo) al een rugzak met ervaring hebben en opgeleide professionals zijn. ‘De mensen die een vvo doen leerling of student noemen, wekt echt verkeerde verwachtingen – en dat geldt ook voor de vele zij-instromers in de initiële CZO- opleidingen. Het zijn hier ook vaak ervaren professionals met soms al veel ervaring en bijbehorende competenties. Om die reden hechten we in het ETZ sterk aan het gebruik van ‘professional in opleiding’ (PIO). Ook zo’n bewuste woordkeuze helpt echt.’
Innovatief opleiden en maatwerk
Naast het gebruik van de EPA’s en het optimaal benutten van de mogelijkheden die vrijstellingen en het verkorten van voorwerken biedt, zet het ETZ ook bewust in op innovatief opleiden om aan de opleidingsvraag te kunnen voldoen. Petra noemt een aantal van die innovaties: ‘We hebben – samen met Fontys – voor een aantal opleidingen zorginnovatiecentra (ZIC) opgericht. Daarin creëren we een aantrekkelijke leer- en werkomgeving voor PIO’s en gespecialiseerde verpleegkundigen. Ook onderzoeksvaardigheden hebben een duidelijke plaats in zo’n ZIC. Daarnaast is er een docent in de praktijk in de rol van lecturer practitioner, die ondersteunt het leren en faciliteert onderzoek en innovatie. In de acute as werken we met een pool met dubbelgespecialiseerden die breder inzetbaar zijn. En we hebben besloten dat minimaal twee jaar werkervaring voordat er gespecialiseerd wordt, niet meer nodig is. We bieden nu echt maatwerk en kijken bij iedere PIO naar wat er kan.’ Ze concludeert: ‘Onze aanpak is in korte sprintsessies uitgewerkt en vraagt om doen en durven, en daarna goed evalueren of het werkt en wat werkt. Nu we een ruim jaar op weg zijn, blijkt uit de eerste evaluatiegesprekken met opleidingsafdelingen dat de problemen die genoemd worden niet gaan over de kwaliteit van het opleiden, maar over systeemzaken zoals een verminderd zicht op de formatie van PIO’s in de systemen doordat deze worden doorbelast vanuit de centrale afdeling.’ Petra: ‘Dat zicht is essentieel voor de opleidingsafdelingen, maar dat soort problemen pakken we aan en we zien het als onze taak om die op te lossen.’
Structureel personeelstekort SEH opgelost
Ondanks het feit dat de PIO-afdeling nog maar een jaar bestaat, kan het ETZ al conclusies trekken over een wat langere periode met flexibel opleiden met EPA’s. Petra noemt een aantal klinkende resultaten: ‘We leiden meer op conform raming, hebben een hoger diploma-rendement, de opleidingsduur op bijvoorbeeld onze SEH is verkort van 18 maanden naar gemiddeld 15 maanden en soms – doordat we echt optimaal ‘Flex Level opleiden’ – nog flink korter. Ėn we zijn van ons groot tekort aan SEH-verpleegkundigen af. Nu we gemiddeld 10 PIO’s per jaar op de SEH opleiden, hebben we genoeg personeel voor die afdeling.’ De veelbelovende start van de PIO-afdeling stimuleert Petra en collega’s en ook voor dit jaar staan er genoeg plannen op stapel. ‘Met alle opleidingsafdelingen voeren we gesprekken in een plan-do-check-act-cyclus. Op basis van hun visie, knelpunten en een analyse van wat er nodig is in personeelscapaciteit en opleiden, maken we actieplannen per opleidingsafdeling en kijken we waar dit integraal opgepakt kan worden. Zo zijn we op de OK ook gestart met een ZIC, die we in de opzetfase van het project hebben ondersteund vanuit de KIPZ-gelden. De PIO-afdeling werkt daarnaast ook vanuit een jaarplan. Daarnaast willen we voor alle CZO-opleidingen nog meer het begeleidingsmodel van het ETZ inzetten, waarin het coachend begeleiden echt leidt tot meer opleidingsruimte op afdelingen.’
Professionals behouden
Tot slot merkt Petra op dat het ETZ op de goede weg is om voldoende personeel op te leiden voor het eigen ziekenhuis, maar dat er ook voldoende verbetermogelijkheden blijven, zoals het voldoende op kunnen leiden en verhogen van het diplomarendement voor de OK. Er wordt in andere projecten met partners in de regio ook gekeken naar opleiden voor de regio. ‘Zo zijn we nu bezig met het uitwerken van een flexibele schil van SEH-verpleegkundigen die inzetbaar zijn in meerdere ziekenhuizen in de regio. Dat is niet voor iedereen aantrekkelijk, maar voor sommigen wel en hopelijk verspreidt hun enthousiasme zich als een olievlek.’ Hoopvol zegt ze: ‘Wie weet kunnen we met dit soort regionale initiatieven, de PIO-afdeling en flexibel opleiden passend bij de wensen van de professionals, de uitstroom van (gespecialiseerd) verpleegkundigen en medisch ondersteuners uit de zorginstellingen naar o.a. het ZZP’er-schap ‘uitfaseren’, en steeds meer professionals behouden, dat zou mooi zijn.’